Microsoft To Do – jednoduchá aplikácia na štruktúrované zapisovanie úloh

Aplikácií na zapisovanie si pripomienok a úloh či nákupných zoznamov je nepochybne viac ako dosť. Nie všetky sú však používateľsky prístupné pre používateľov čítača obrazovky. Preto by sme dnes radi predstavili jednu, ktorá sa osvedčila. Jej výhodou je to, že je úplne prístupná ako pre mobilné telefóny so systémom Android, tak aj pre počítače s Windowsom. Testujeme ju na počítači so systémom Windows 10 vo verzii 1903, s čítačom NVDA 2020.2 a na mobilnom telefóne so systémom Android 9 a čítačom TalkBack.

Stiahnutie a inštalácia

Ako prvé musíme zmieniť to, že na používanie aplikácie musíme mať najprv zriadený účet u spoločnosti Microsoft. S ním sa aj do aplikácie prihlasujeme. Nám sa to podarilo len s kontom Outlook, ale malo by sa to dať s akýmkoľvek účtom, ktorý je napríklad prepojený so Skype. Microsoft To Do stiahneme štandardne v Obchode Play pre mobilné telefóny a v Microsoft Store pre počítače. Nepotrebujeme žiadne inštalačné súbory. Inštalácia do mobilného telefónu je štandardná, no popíšeme si podrobnejšie postup inštalácie do počítača.

1. Otvoríme Microsoft Store. Najjednoduchšie tak, že spustíme klávesom Windows ponuku Štart a do editačného poľa napíšeme „Microsoft Store“. Výsledok potvrdíme klávesom Enter.
2. Stláčaním Tabulátora nájdeme tlačidlo hľadať, do editačného poľa napíšeme „Microsoft To do“ a stlačíme Enter.
3. Otvorí sa zoznam výsledkov. Tabulátorom nájdeme požadovanú aplikáciu a potvrdíme.
4. Dostaneme sa na prehľad o samotnej aplikácii – vydavateľ, počet hodnotení, popis. Tu sa takisto stláčaním Tabulátora presunieme na tlačidlo Získať a to potvrdíme Enterom. Inštalácia potom prebehne už bez nejakej nutnej intervencie z našej strany.

Aplikáciu v počítači nenájdeme na pracovnej ploche, najrýchlejšie ju vyhľadáme cez ponuku Štart a môžeme si pridať jej odkaz na pracovnú plochu. Pri prvom spustení sa musíme prihlásiť pomocou konta Microsoft. Odčítač všetko korektne číta.

Prostredie aplikácie

Po spustení aplikácie v mobilnom telefóne sa ocitneme na hlavnej obrazovke, ktorá je rozdelená na tri časti. Vo vrchnej časti sa nachádzajú dva prvky. Prvým je informácia o konte, s ktorým sme v aplikácii prihlásení, a druhým vyhľadávanie. V druhej najväčšej časti sa potom nachádzajú zoznamy s úlohami. Pozor, nie sú to jednotlivé úlohy, ale kategórie úloh. Až po otvorení jednotlivej kategórie sa dostaneme na zoznam úloh, ktoré daná kategória obsahuje. V spodnej časti nájdeme takisto dve tlačidlá – Nový zoznam a Vytvoriť skupinu.

V počítači je štruktúra aplikácie iná. Prostredie je rozdelené na dve časti a to ľavú a pravú. V ľavej časti sa nachádza takzvaný Bočný panel. Ten obsahuje všetky zoznamy úloh a takisto možnosti spravovania konta či zoznamov. Po stlačení klávesu Enter na danej kategórii sa v pravej časti zobrazia úlohy patriace do vybraného zoznamu.

Pridanie úlohy

Všeobecne platí, že úlohu pridávame do predvoleného zoznamu alebo si môžeme vytvoriť vlastný, čo si popíšeme neskôr. Pripravené zoznamy či v mobilnom telefóne alebo v počítači sú nasledovné:

• Môj deň – tu si môžeme pridať úlohy, ktoré máme priradené na dnešný deň.
• Naplánované – úlohy s daným termínom dokončenia
• Dôležité
• Priradené vám – sem sa pridajú úlohy, ktoré vám priradí niekto druhý
• Úlohy – sem pridávame úlohy bez nejakého atribútu

Povedzme, že chceme pridať úlohu „Predĺžiť si členské v knižnici“. Vieme, že nám platí do konca októbra. Vzhľadom na to, že úloha má termín dokončenia, pridáme ju do zoznamu Naplánované.

Pridanie úlohy v mobilnej aplikácii

Pre aplikáciu v mobilnom telefóne je postup nasledovný:

1. Otvoríme aplikáciu To Do.
2. Švihaním prsta sa dostaneme na zoznam Naplánované a dvojitým poklepaním ho otvoríme.
3. Švihaním prsta prejdeme na tlačidlo Pridať úlohu. Nachádza sa v pravom dolnom rohu obrazovky. Potvrdíme ho dvojitým poklepaním.
4. Dostaneme sa na obrazovku pre pridávanie úlohy, konkrétne do editačného poľa, kde zadáme text. V našom prípade „Predĺžiť si členské v knižnici“. Po zadaní textu sa švihaním prsta presúvame na ďalšie možnosti:

• Pridať úlohu – po potvrdení sa úloha pridá s termínom dokončenia v deň, keď úlohu pridávame.
• Termín dokončenia dnes – dvojitým poklepaním na toto tlačidlo sa dostaneme na výber dátumu dokončenia. Predvolene si môžeme vybrať zo štyroch možností – dnes, zajtra a budúci týždeň v pondelok. Poslednou voľbou je vybrať dátum. Otvorí sa kalendár, kde švihaním prsta vyberieme dátum, ktorý chceme, a voľbu potvrdíme dvojitým poklepaním.
• Odstrániť termín dokončenia – ak sa rozhodneme, že úloha žiadny pevný termín dokončenia nemá.
• Pripomenúť mi – princíp pridávania je ten istý ako pri dátume dokončenia, avšak slúži len na pripomenutie dátumu dokončenia úlohy. Po potvrdení dátumu sa dostaneme aj na výber času, kedy chceme pripomienku dostať. Švihaním prsta vyberieme hodinu a voľbu potvrdíme dvojitým poklepaním.
• Opakovať – môžeme si nastaviť, že úloha sa bude opakovať a pripomínať každý deň, každý pracovný deň, týždeň, mesiac, rok alebo podľa vlastného nastavenia.

Po nastavení všetkých príznakov potvrdíme tlačidlo Pridať úlohu, ktoré sa nachádza napravo od editačného poľa pre pridávanie textu úlohy.

Pridanie úlohy v počítači

V počítači úlohu pridáme nasledovne:

1. Otvoríme aplikáciu To Do.
2. Z bočného panela si šípkami hore a dolu vyberieme zoznam, do ktorého chceme pridať úlohu a potvrdíme Enterom.
3. Stlačíme skratku CTRL+N a dostaneme sa do editačného poľa, kde vpíšeme text úlohy. Ak nechceme k úlohe nič pridať, stlačíme Enter a úloha je pridaná.
4. Aj v počítači môžeme úlohe nastaviť niekoľko atribútov, pohybujeme sa po nich stláčaním klávesu Tabulátor:

• Vybrať zoznam – môžeme dodatočne zmeniť zoznam, do ktorého chceme úlohu pridať.
• Dnes – trošku nešťastne pomenovaný termín dokončenia. Po potvrdení Enterom sa dostaneme do zoznamu predvolených možností – dnes, zajtra, budúci týždeň pondelok, vybrať termín dokončenia a odstrániť termín dokončenia. Po potvrdení vybrať dátum sa ocitneme v kalendári, kde sa Tabulátorom presunieme na zobrazenie dní v mesiaci, šípkami vyberieme dátum a Enterom ho potvrdíme.
• Upozorniť ma – pripomienka termínu dokončenia. Dátum vyberieme takisto ako pri dátume dokončenia. Čas sa zobrazí formou tlačidla. Po jeho potvrdení môžeme šípkami hore a dolu vybrať čas a ten potom potvrdíme klávesom Enter.
• Opakovať – možnosť nastaviť opakovanie úlohy

V mobilnom telefóne pred úlohou a v počítači za ňou je začiarkávacie políčko s označením Nedokončená úloha. Po dvojitom poklepaní respektíve stlačení Entera na tomto políčku úlohu dokončíme a tým sa buď presunie do spodnej časti obrazovky, alebo skryje podľa našich nastavení.

Pridanie ďalšieho kroku, súboru, prílohy k úlohe

Pri zapisovaní úlohy aplikácia ani v mobilnom telefóne, ani v počítači neumožňuje pridanie čiastkovej úlohy alebo nasledujúceho kroku. To znamená, že napríklad nákupný zoznam nevytvoríme. Takisto k nej nemôžeme pridávať súbory či iné prílohy. Vieme to urobiť až po zobrazení už pridanej úlohy.

V mobilnom telefóne dvojitým poklepaním otvoríme zoznam úloh, v ňom švihaním vyberieme konkrétnu úlohu a potvrdíme. Dostaneme sa na obrazovku, kde je zobrazený text úlohy, kategória, v ktorej je úloha zaradená a všetky príznaky, ktoré sme jej pridali ako termín dokončenia a podobne. Obsahuje však aj nasledujúce možnosti:

• Pridať krok – po dvojitom poklepaní sa dostaneme do editačného poľa, kde vpíšeme text čiastkového kroku a na klávesnici jeden raz ťukneme na tlačidlo Hotovo. Tým sa krok pridá a pod ním je zobrazené editačné pole, kde môžeme pridať ďalší a tak ďalej. Ak máme všetky kroky pridané, tlačidlom Späť sa vrátime do zoznamu úloh. Aj pri čiastkovom kroku máme možnosť začiarknuť, že sme ho dokončili. Takto sa vytvoriť nákupný zoznam už dá.
• Pridať súbor – možnosť doplniť k úlohe súbor, ktorý sa k nej vzťahuje.
• Príloha k úlohe – po dvojitom poklepaní sa dostaneme do editačného poľa, kde si môžeme dopísať doplňujúce informácie.

V počítači je postup oveľa jednoduchší. Po otvorení aplikácie si z bočného panela šípkami hore a dolu vyberieme zoznam, v ňom konkrétnu úlohu. V nej sa Tabulátorom presúvame až na editačné pole Pridať krok. Do neho vpíšeme text a stlačíme Enter. Tým istým spôsobom pridáme aj poznámku k úlohe. Ak chceme k úlohe pridať súbor, zobrazíme si úlohu a Tabulátorom sa presúvame až na tlačidlo Pridať súbor. To potvrdíme Enterom a v klasickom okne pre pridávanie súboru ho vyberieme. Potvrdíme ho tiež Enterom.

Vytvorenie nového zoznamu a skupiny zoznamov

Ak nám predvolené zoznamy nestačia, môžeme si vytvoriť vlastný. V počítači to urobíme absolútne jednoducho. Hneď po otvorení aplikácie To Do stačí stlačiť skratku CTRL+L, do editačného poľa zadať názov nového zoznamu a stlačiť Enter. Ak ho chceme upravovať, stlačíme na názve zoznamu Enter a Tabulátorom sa dostaneme na tlačidlo Upraviť zoznam. Máme na výber tri možnosti – premenovať zoznam, vybrať si spôsob zoradenia úloh a vybrať motív – buď farbu, alebo fotografiu pozadia zoznamu.

V mobilnom telefóne sa tlačidlo Nový zoznam nachádza v spodnej časti obrazovky vľavo, prípadne sa naň dostaneme švihaním prsta. Po dvojitom poklepaní sa dostaneme do editačného poľa pre názov zoznamu. Pod ním sú pod sebou dve možnosti pre výber pozadia. Prvá rozbalená možnosť je farba a druhou je fotografia. Farby pozadia aj v počítači, aj v mobilnom telefóne čítač korektne číta. Ak si želáme zmeniť farbu pozadia, potvrdíme ju dvojitým poklepaním. Pod nimi sa ešte nachádzajú dve tlačidlá a to vľavo Zrušiť a vpravo Vytvoriť zoznam. Je jednoduchšie naučiť sa, kde sa nachádzajú, pretože švihaním prsta to trvá dlho. Musíme sa totiž prešvihať všetkými možnými farbami. Dvojitým poklepaním potvrdíme tlačidlo Vytvoriť zoznam a máme hotovo.

Na zdieľanie zoznamu napríklad s rodinou alebo v práci s kolegami použijeme tlačidlo Zdieľať zoznam. Vytvorí sa prepojenie, ktoré cez tlačidlo Zdieľať s… môžeme poslať našim kontaktom cez rôzne komunikačné kanály. Podmienkou je, aby mali všetci pozvaní konto Microsoft.

Ak si chceme urobiť život ešte štruktúrovanejší a komplikovanejší, aplikácia ponúka možnosť vytvoriť si skupinu zoznamov. Tlačidlo Vytvoriť skupinu sa nachádza v mobilnom telefóne na hlavnej obrazovke aplikácie úplne vpravo dole. Po jeho potvrdení sa dostaneme do editačného poľa, kde zadáme názov skupiny a švihaním sa dostaneme na tlačidlo Vytvoriť skupinu. Do nej potom môžeme pridávať zoznamy, ktoré budú obsahovať ďalšie úlohy.

Zmena konta, nastavenia

Vo vrchnej časti obrazovky aplikácie v mobilnom telefóne nájdeme informáciu, s akým kontom sme v aplikácii prihlásení. V počítači je to hneď prvá položka bočného panela. Po jej potvrdení (dvojitom poklepaní respektíve stlačením Entera) sa otvoria možnosti:

• Pridať konto
• Spravovať konto – tu sa môžeme buď odhlásiť, alebo pridať nové konto
• Nastavenia

V nastaveniach môžeme meniť všetky predvoľby týkajúce sa zobrazenia zoznamov, úloh, toho, či chceme tmavý alebo svetlý režim, prípadne použiť režim zariadenia. Ďalej či chceme dostávať pripomenutia na naplánovanie si dňa, či povolíme pridávanie úloh z panela oznámení. Môžeme povoliť alebo zakázať prehrávanie zvuku pri dokončení úlohy. Takisto môžeme povoliť alebo zakázať aktivitu v zdieľanom zozname. Jednotlivé voľby potvrdzujeme dvojitým poklepaním na začiarkávacie pole.

Záver

Aplikácia Microsoft To Do je vhodná na štruktúrované zapisovanie si poznámok. Výhodou je absolútna prístupnosť ako v mobilnom telefóne, tak aj v počítači. Môžeme ju tak používať na rôznych zariadeniach a ona sa automaticky synchronizuje. Nevýhodou môže byť práve tá štruktúra. Bez zaradenia úlohy do nejakého zoznamu ju jednoducho nepridáme, čo v niektorých situáciách môže zdržovať. Za ďalšiu nevýhodu oproti iným aplikáciám môžeme považovať nutnosť mať vytvorené konto u spoločnosti Microsoft.