Stlačte "Enter" na preskočenie k obsahu

Používame Outlook 2016 s čítačom obrazovky

Aplikácia Outlook je určená pre lokálnu správu elektronickej pošty, pripomienok naviazaných na kalendár, pracovných či súkromných úloh a adresára kontaktov. Aplikácia je súčasťou kancelárskeho balíka od spoločnosti Microsoft a je dostupná už v základnej alebo najnižšej verzii určenej pre študentov a domácnosti. Pozreli sme sa na jej použiteľnosť pri obsluhe výlučne prostredníctvom klávesnice a s podporou čítača obrazovky. Test sme vykonali pre čítače JAWS 2019 a NVDA 2019.2. Výsledok ako aj stručný návod na prácu v prostredí aplikácie nájdete nižšie v tomto článku. V úvode ešte uvedieme, že aplikácia Outlook 2016 nie je tá istá, ktorú viacerí poznáme ešte z prostredia starších Windows pod názvom Outlook Express. Ide o takzvaný „veľký“ Outlook s komplexnejšími funkciami, ako uvidíme nižšie.

Prvé spustenie

Pri prvom spustení nás aplikácia vyzve na zadanie emailového účtu, ktorý bude týmto lokálnym emailovým klientom spravovaný. Emailový účet už musíme mať vytvorený. My sme zadali emailovú adresu a prihlasovacie meno k účtu v službe Gmail. Pre dokončenie bolo potrebné priamo v nastaveniach účtu Gmail cez webové rozhranie služby povoliť prístup menej bezpečným aplikáciám. Hneď po tomto úkone prebehlo dokončenie konfigurácie v aplikácii Outlook. Načítal sa obsah emailovej schránky a ocitli sme sa v priečinku Doručená pošta medzi najnovšími správami.

Orientácia v aplikácii

Aplikačné okno je podobne ako iné desktopové verzie Office aplikácií od spoločnosti Microsoft dobre prístupné pre ovládanie z klávesnice a s pomocou čítača obrazovky. Úlohou pre používateľa je oboznámiť sa s jednotlivými funkciami a naučiť sa ich používať, alebo ich ignorovať, podľa toho, o ktoré funkcie má záujem. Outlook po spustení zobrazí aplikačné okno rozdelené do niekoľkých záložiek a ovládacích panelov či sekcií. Aplikácia je dizajnovo zjednotená s inými Office aplikáciami. Disponuje teda kartami s funkciami označovanými ako Ribbon dizajn. Pod panelom s kartami funkcií sa nachádza Navigačný panel. Ten obsahuje tlačidlá pre zobrazenie druhu obsahu, ktorý dokáže Outlook spracovávať. Nájdeme tu tlačidlá pre:

  • Pošta – prehľad emailových účtov a ich priečinkov, zoznam správ v jednotlivých priečinkoch, možnosť zobrazenia obsahu správ ako aj práce s nimi;
  • Kalendár – funkcie pre správu pripomienok a ich naviazanie na kalendár;
  • Ľudia – správa kontaktov;
  • Úlohy – prehľad a správa úloh.

Po presune kurzora na navigačný panel je jeho prítomnosť oznámená čítačom. Medzi jednotlivými druhmi obsahu sa môžeme prepínať aj použitím klávesových skratiek priradených k jednotlivým tlačidlám navigačného panela. Použijeme kombináciu klávesov Ctrl a číslice nad alfanumerickou časťou klávesnice bez ohľadu na to, akú klávesnicu máme aktuálne zapnutú. Po aktivácii tlačidla pre príslušný obsah aplikácia v hlavnej časti aplikačného okna zobrazí požadovaný druh obsahu. Za zobrazeným obsahom sa nachádza možnosť vyhľadávania a v spodnej časti aplikačného okna je umiestnený stavový riadok. V stavovom riadku sa nachádza možnosť nastavenia lupy, filtrovania položiek, ako aj nastavenie vzhľadu zobrazovania obsahu. Medzi jednotlivými časťami aplikácie sa pohybujeme rýchlou navigáciou stláčaním klávesy F6. Pohybovať sa môžeme aj stláčaním tabulátora. Tento pohyb je zdĺhavý a pri niektorých druhoch obsahu sa ani nedá úplne realizovať (popíšeme si pri danom druhu obsahu). V páse s kartami nástrojov sa orientujeme štandardným spôsobom pre tento typ riešenia dizajnu aplikácií:

  • Na pás s nástrojmi sa dostaneme prostredníctvom stlačenia ľavého Alt alebo F6;
  • Medzi kartami sa orientujeme šípkami doprava alebo doľava;
  • Na kartu sa presunieme šípkou nadol a z karty šípkou nahor;
  • Medzi položkami na karte sa pohybujeme tabulátorom;
  • Ak nechceme použiť žiadnu funkciu, stlačíme Esc alebo ľavý Alt či F6.

Pošta

Základnou funkciou, pre ktorú sa aplikáciou zaoberáme, je správa emailových účtov v lokálnom prostredí nášho počítača. Ako sme už v úvode uviedli, aplikácia nás pri prvom spustení a aj pri každom nasledujúcom, až pokiaľ nie je nadefinovaný aspoň jeden, vyzve na zadanie údajov pre emailový účet, ktorý chceme v aplikácii spravovať. Outlook umožňuje spravovať viacero emailových účtov naraz. Prví účet sme pridali pri prvom spustení aplikácie. Ďalšie účty pridáme prostredníctvom karty Súbor a funkcie Pridať konto. Otvorí sa dialógové okno na zadanie emailovej adresy a hesla pre prihlásenie sa k účtu. Podľa nastavení poskytovateľa, u ktorého máme emailový účet zriadený, sme buď presmerovaní na webovú stránku s ďalšou autentifikáciou, alebo je požadovaný iný postup pre dokončenie registrácie účtu do Outlooku. Najjednoduchšie išli pridať (ako sme aj očakávali) účty zriadené v službe outlook.com. Po zaregistrovaní emailového účtu sa v aplikácii zobrazuje stromová štruktúra priečinkov, ktoré sú definované aplikáciou ale aj prevzaté od poskytovateľa služby. Vo vrchnej časti sa nachádza zoznam priečinkov, ktoré majú príznak obľúbené. Tento príznak automaticky priradzuje Outlook priečinku Doručená pošta. Aj my môžeme pre nami zvolený priečinok priradiť tento príznak. Priradenie uskutočníme prostredníctvom kontextovej ponuky na danom priečinku. Medzi priečinkami sa pohybujeme smerovými šípkami. Aby Outlook zobrazil prehľad správ v zvolenom priečinku, je potrebné stlačiť Enter pri jeho zameraní kurzorom. Kurzor je automaticky presunutý na zoznam správ. V zozname správ sa ocitneme pri každom spustení aplikácie. Prehľad doručených správ je v úvodnom nastavení zoskupený podľa dátumu doručenia. Všimneme si to pri prechádzaní medzi správami šípkami nadol a nahor. Správy sú zoradené najnovšou hore. Čítač automaticky číta celý zoznam zobrazených správ. V Hornom páse kariet nájdeme aj kartu Zobraziť. Prostredníctvom funkcií, ktoré obsahuje, môžeme zmeniť zobrazované informácie či spôsob zoskupovania a radenia správ .

Odosielanie a prijímanie správ

Dôležitou funkciou je odosielanie a prijímanie správ. To sa deje v pravidelných intervaloch na pozadí. Máme možnosť vynútiť tento proces aj mimo pravidelného intervalu. Pre odoslanie a prijatie pre účet, v ktorom sa aktuálne nachádzame, stlačíme Shift+F9. Pre všetky emailové účty stlačíme iba F9. Na zozname účtov a priečinkov je dostupná kontextová ponuka s možnosťou pridania priečinka, premenovania, skontrolovania jeho vlastností a ďalšími funkciami. Kontextová ponuka je dostupná aj pre správy v ich prehľade. Máme možnosť vykonávať štandardné operácie pre reagovanie na správu, jej spracovanie v prostredí Outlooku, kontrolu antivírusovou aplikáciou Eset a ďalšie funkcie. Mnohé funkcie sú radené do skupín podľa spoločného účelu, na ktorý sú určené. Funkcie pre prácu so správami a priečinkami nájdeme aj na paneloch v hornom páse kariet.

Čítanie správ

Do tela správy sa dostaneme stlačením tabulátora na konkrétnej správe. Späť na zoznam prejdeme stlačením Shift + tabulátor. V tele správy sa pohybujeme orientačnými šípkami. Môžeme taktiež spustiť plynulé čítanie. Toto zobrazenie je takzvaný rýchly náhľad. Plnohodnotne otvoríme správu stlačením klávesu Enter na správe. Otvorenú správu zatvoríme stlačením Esc. V otvorenej správe sa môžeme pohybovať stláčaním tabulátora a orientačných šípok. Aj v dialógovom okne s doručenou správou je k dispozícii kontextová ponuka s funkciami pre prácu s textom či ďalšími funkciami podľa aktuálnej pozície kurzora v tele správy. Zaznamenali sme problém pri obsluhe príloh v doručenej správe. Nevedeli sme s pomocou klávesnice a čítača otvárať jednotlivé prílohy v správe. K ich obsahu sme sa dostali až po ich uložení do počítača. Uložené prílohy mali príponu msg. Po ich potvrdení sa zobrazili v dialógovom okne Outlooku a tak sme ich vedeli prečítať. Takýto postup sme museli vykonať pre viacero textových príloh v doručenej správe.

Nová správa

Pre napísanie novej správy použijeme klávesovú skratku Ctrl+n. Otvorí sa dialógové okno pre zadanie údajov novej správy. Hneď v úvode sa nachádzame v poli komu. Po zadaní adresy sa tabulátorom presunieme do ďalšieho poľa a vyplníme ho. Postupne zadáme adresu príjemcu správy a prípadne aj adresu príjemcu kópie. Potom predmet správy a samotný obsah. Pre pridanie prílohy prejdeme stlačením ľavého Alt na kartu Správa a vyhľadáme tlačidlo Priložiť súbor. Jeho aktivovaním sa zobrazí zoznam naposledy otvorených dokumentov v rámci aplikácií MS Office. Šípkou nadol vyberieme jeden z ponúkaných dokumentov, alebo prejdeme na vyhľadanie v úložisku počítača.

Pre odoslanie správy stlačíme Ctrl+Enter. Pri odoslaní prvej správy aplikácia identifikuje stlačenie tejto kombinácie klávesov a opýta sa nás, či ju má používať pre odosielanie správ. Potvrdíme áno.

Uloženie prílohy

V doručenej správe sa môže nachádzať jeden alebo viac priložených súborov. Pri ich ukladaní do počítača postupujeme nasledovne: * Otvoríme správu stlačením Enter; * Tabulátorom prejdeme na tlačidlo označujúce prílohy. Tlačidlo je umiestnené ako posledná položka pred telom správy; * Stlačíme kombináciu ľavý Alt+ šípka nadol. Otvorí sa ponuka funkcií. Nájdeme a potvrdíme položku Uložiť všetky prílohy; * Následne je otvorený dialóg so zoznamom príloh, ak je ich viac. Pomocou CTRL+A ich môžeme označiť všetky a potvrdíme tlačidlo OK; * Otvorí sa dialóg na výber priečinka v počítači, kam sa majú súbory príloh uložiť. Po uložení pozatvárame otvorené dialógové okná.

Ďalšie funkcie pre prácu so správami

Outlook umožňuje využívať celý rad pokročilých funkcií naviazaných na komunikáciu elektronickou poštou. Na tomto mieste sa obmedzíme na vymenovanie niektorých z nich:

  • Triedenie správ do priečinkov – ručne aj automatickými pravidlami, nastavenie príznakov spracovania;
  • Reagovanie na správy – odpovedanie, preposlanie, hromadné preposlanie, vytváranie pracovných tímových správ;
  • Zobrazenie správ v konverzáciách, vyhľadávanie súvisiacich správ;
  • Vyhľadávacie priečinky – definovanie samostatného priečinka s pravidlami zaradzovania správ v tomto priečinku. Správy ostávajú v pôvodnom priečinku. Na tomto mieste sa zobrazuje iba ich výber podľa definovaných pravidiel.

Outlook dnes

Stlačením Shift+Tab zo zoznamu priečinkov sa presunieme na panel Outlook dnes. Panel obsahuje súhrn informácii zo všetkých typov evidovaných údajov spravovaných aplikáciou. Na paneli sa dozvieme rýchly súhrn doručených správ, pripomienok v kalendári, úloh a ďalších informácií vzťahujúcich sa na aktuálny deň. Obsah Tohto panela môžeme prispôsobiť podľa vlastných požiadaviek. Funkcie pre prácu s panelom nájdeme v kontextovej ponuke dostupnej na paneli.

Kalendár

Outlook ponúka možnosť evidencie a správy udalostí, aktivít či schôdzí naviazaných na dni v kalendári. Údaje kalendára zobrazíme stlačením Ctrl+2, alebo potvrdením rovnomenného tlačidla na navigačnom paneli. Kurzor sa nachádza na aktuálnom dni podľa systémového času počítača. Ak je pre daný deň definovaný záznam, je automaticky prečítaný. Medzi údajmi sa orientujeme: orientačnými šípkami medzi dňami v kalendári, tabulátorom medzi zoznamom priečinkov, záznamov, kalendárom a tlačidlami pre presun medzi mesiacmi. V zozname záznamov sa orientujeme šípkami nadol a nahor. Po stlačení Enter na zázname je záznam otvorený s možnosťou úpravy. Kurzor sa nachádza v texte záznamu. Môžeme prečítať text a zatvoriť dialóg stlačením Esc. Ak chceme zistiť aj ďalšie údaje záznamu, presunieme sa na začiatok textu správy a stláčaním Shift+tabulátora sa presúvame po jednotlivých atribútoch pripomienky. Pri zatváraní dialógu sa nás aplikácia opýta, či má uložiť zmeny alebo nie. Pre prácu v kalendári sú k dispozícii funkcie pre pridanie činnosti, udalosti, plánované či celodenné udalosti a ďalšie. Funkcie sú dostupné prostredníctvom kontextových ponúk na zázname kalendára, ako aj na číselnom označení dňa v mesiaci. Pre evidované záznamy je možné definovať čas pripomenutia. Vo chvíli, keď nastane čas pripomienky, aplikácia zobrazí samostatné dialógové okno s textom pripomienky. Obsah správy prechádzame šípkami nadol a nahor. V dialógu sa nachádzajú tlačidlá, ktoré umožňujú primerane reagovať na pripomienku. V dialógu sa presúvame stláčaním tabulátora, tlačidlá aktivujeme medzerníkom.

Kontakty

Táto časť je štandardným zoznamom evidovaných kontaktov ľudí či organizácií ako ho poznáme z iných aplikácií. Eviduje sa meno, priezvisko, emailová adresa, telefonické kontakty a rôzne ďalšie údaje. Do zoznamu kontaktov sa dostaneme stlačením Ctrl+3 alebo potvrdením rovnomenného tlačidla z navigačného panela. Kurzor sa nachádza v zozname kontaktov. Ak nemáme evidovaný žiaden kontakt, môže sa to javiť, akoby aplikácia zamrzla. Nemáme žiadnu odozvu od čítača. V obsahu sa pohybujeme stláčaním tabulátora alebo Shift+tabulátora. Aplikácia ponúka organizáciu kontaktov do priečinkov, prehľad kontaktov v jednotlivých priečinkoch a evidované údaje s možnosťou výkonu aktivít pre aktuálny kontakt. Medzi kontaktmi sa orientujeme šípkami nadol a nahor. Stlačením Enter na kontakte sa zobrazí dialóg s údajmi kontaktu s možnosťou ich editácie. Pre prácu s kontaktmi a priečinkami sú k dispozícii funkcie dostupné prostredníctvom kontextových ponúk. Pre zvolený kontakt môžeme priamo zo zoznamu kontaktov vytvoriť záznam do kalendára s úlohou či pozvánkou na schôdzu. Nový kontakt pridáme stlačením Ctrl+n. Kontakt odstránime stlačením Delete. Prehľad kontaktov ponúka možnosť priradiť niektorým príznak Obľúbené. Takto označené kontakty sa budú nachádzať stále na vrchu zoznamu.

Úlohy

Outlook podporuje evidenciu úloh. Evidovať môžeme termínované úlohy (či už pracovné alebo aj súkromné). Úlohám definujeme názov, termíny, prioritu, stupeň dokončenia, formu pripomenutia termínu ukončenia, a ďalšie údaje. Do prehľadu úloh sa presunieme potvrdením rovnomenného tlačidla v navigačnom paneli alebo stlačením Ctrl+4. Kurzor sa nachádza v zozname evidovaných záznamov. Zoznam má prednastavené zoskupovanie podľa dátumu úlohy. V zozname sa orientujeme šípkami nadol a nahor. Novú úlohu pridáme stlačením Ctrl+n. Otvorí sa dialógové okno na zadanie údajov úlohy. Medzi atribútmi sa orientujeme tabulátorom. Dialóg zatvoríme stlačením Esc. Aplikácia sa nás opýta, či majú byť údaje uložené alebo nie. Po stlačení Enter na zázname v prehľade úloh je otvorené dialógové okno s údajmi úlohy. Môžeme ich modifikovať a uložiť. Dialóg zatvoríme stlačením Esc. Pre prácu s úlohami sú k dispozícii funkcie dostupné v kontextovej ponuke na zozname úloh.

Záver

Aplikácia umožňuje správu emailových účtov v lokálnom počítači, ako aj pokročilú evidenciu úloh, činností, aktivít či pripomienok. Nezanedbateľnou funkcionalitou je správa pozvánok na schôdze či rôzne možnosti ohľadom organizácie pracovných stretnutí a komunikácie v pracovnej skupine. Všetky funkcie aplikácie sú dobre prístupné a ovládateľné prostredníctvom klávesnice s pomocou čítača obrazovky. Samozrejme je potrebné zobrať do úvahy, že všelijaké efektné grafické „vychytávky“ sú už z princípu nedostupné ľuďom s chýbajúcou zrakovou kontrolou.

Počas testovania sme narazili na nedostatok v podobe nie celkom dobre dotiahnutej ovládateľnosti otvárania príloh v doručenej pošte prostredníctvom klávesnice a s pomocou čítača. Tento nedostatok nie je až taký bezvýznamný a znižuje to komfort pri používaní Outlooku.

Okomentujte ako prví

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená.

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.