V dnešnom diele seriálu o online kancelárskom balíku Office 365 od spoločnosti Microsoft sa pozrieme na aplikáciu určenú na správu udalostí. Udalosťou rozumieme elektronickú poznámku, ktorá obsahuje informácie o reálnej udalosti napríklad pracovnej porade, termíne u lekára, pracovnej úlohe a podobne. Táto poznámka je priradená k dátumu a času v kalendári. Máme možnosť tieto poznámky/udalosti do kalendára vkladať, upravovať, odstraňovať a upozorňovať na nich kontakty, ktoré majú s udalosťou súvis. V neposlednom rade aplikácia umožňuje automatické upozorňovanie na blížiaci sa termín udalosti zasielaním emailových správ.
Aplikácia je dostupná z Domovskej stránky alebo Domovskej obrazovky na odkaze (dlaždici) Kalendár. Čítač oznamuje pozíciu kurzora ako „Prechod do kalendára“. Aplikácia sa spustí v novom okne internetového prehliadača alebo na novej karte v závislosti od nastavenia prehliadača pre otváranie nových stránok.
Pohyb v aplikácii
Aplikácia podporuje rýchlu navigáciu prostredníctvom Ctrl+F6, ako aj štandardný pohyb vo formulári.
Možnosti ovládania z klávesnice sú nasledujúce:
- Stláčame Tabulátor a postupne prechádzame všetky aktívne prvky.
- Stláčame Ctrl+F6 a presúvame sa medzi lištou s hlavnými tlačidlami, vyhľadávacím poľom, zmenou zobrazenia kalendára, zmenou časového obdobia, miniatúrnym kalendárom, zoznamom kalendárov a udalosťami.
- Stláčame písmeno „f“ v prezeracom režime a pohybujeme sa medzi formulárovými prvkami.
- Stláčame písmeno „b“ a pohybujeme sa medzi jednotlivými tlačidlami.
- Stlačením písmena „l“ sa presunieme na zoznam udalostí.
- Stlačením písmena „e“ sa presunieme na editačné pole vyhľadávania.
- Stláčaním písmena „x“ sa pohybujeme medzi jednotlivými začiarkávacími políčkami.
- Stláčame šípky nahor a nadol pre pohyb medzi udalosťami v agende.
- Stláčame šípky nadol a nahor pre pohyb medzi položkami rozbaľovacích zoznamov. Zoznam aktivujeme medzerníkom.
- Stlačíme Esc pre návrat z dialógového okna alebo výberovej ponuky.
- Stlačíme medzerník alebo Enter pre potvrdenie voľby.
Aplikácia sa po vykonaní niektorých činností javí, ako keby „zamrzla“ (prestane reagovať na stláčanie tabulátora a šípok). V takomto prípade je nutné presunúť zameranie kurzora stlačením Ctrl+F6.
Typy zobrazenia
V aplikácii môžeme evidovať plánované udalosti, celodenné udalosti a schôdzky. Evidovanú agendu nám aplikácia môže zobrazovať v štyroch typoch zobrazenia:
- Deň – zobrazuje udalosti jedného dňa. Vhodné pri väčšom množstve udalostí počas dňa alebo pri zobrazení viacerých plánov/kalendárov.
- Týždeň – udalosti jedného týždňa. Toto zobrazenie je predvolené zobrazenie pri prvom spustení aplikácie. Zobrazujú sa jednotlivé dni týždňa a udalosti k ním priradené. Kliknutím na udalosť zobrazíme podrobnosti o udalosti. Z kontextovej ponuky vyvolanej na označení dňa môžeme pridať novú udalosť. Môžeme zmeniť zobrazované obdobie ako aj formu zobrazenia.
- Pracovný týždeň – zobrazenie udalostí výlučne počas pracovných dní.
- Mesiac – udalosti v kalendárnom mesiaci. V tomto zobrazení sa môžu udalosti zobrazovať značne zhustene. Zobrazujú sa jednotlivé dni a udalosti k ním evidované.
Kliknutím na udalosť sa zobrazia podrobné údaje o nej. Môžeme prepnúť na zobrazenie konkrétneho dňa, zvoliť si iný mesiac a rok.
Zoznam udalostí
Po spustení aplikácie sa nachádzame v zozname udalostí na dnešný deň. Do zoznamu sa dostaneme aj stláčaním kombinácie klávesov Ctrl+F6. Čítač nám prechod na zoznam oznámi ako „Denná agenda na aktuálny dátum“. Na prvú udalosť v zozname sa dostaneme aj stlačením písmena „l“. V tomto prípade čítač prečíta prvý údaj udalosti, ktorým je čas začiatku udalosti. V zozname udalostí sa pohybujeme šípkami nahor a nadol.
S udalosťami v zozname môžeme pracovať. Aplikácia ponúka nasledujúci zoznam funkcií:
- Otvoriť – zobrazia sa všetky údaje a funkcie na obsluhu udalosti.
- Odpovedať – vytvorenie emailovej správy s odpoveďou pre autora udalosti. Dostupné iba pre typ udalosti schôdzka.
- Odpovedať všetkým – vytvorenie emailovej odpovede pre všetkých adresátov udalosti. Dostupné iba pre typ udalosti schôdzka.
- Preposlať – vytvorenie emailovej správy, ktorou môžeme informácie o udalosti preposlať kontaktom, ktoré nie sú uvedené v udalosti. Preposlať môžeme jeden výskyt udalosti alebo, v prípade opakujúcej sa udalosti, celý rad výskytov. Dostupné iba pre typ udalosti schôdzka.
- Symbol – priradenie obrázkového symbolu. Takto môžeme názorne vyjadriť zameranie udalosti. Potvrdením zobrazíme zoznam, kde šípkami nájdeme vhodný obrázok a potvrdíme voľbu stlačením Enter.
- Kategorizovať – priradenie farebnej kategórie/označenia. Potvrdením sa zobrazí zoznam, kde šípkami nájdeme príslušnú farbu a voľbu potvrdíme stlačením Enter.
- Zobraziť ako – reakcia na udalosť. Zobrazí sa zoznam možných reakcií, kde si šípkami nájdeme vhodnú voľbu a potvrdíme ju stlačením Enter. Na výber sú možnosti: Mám čas, Nemám čas, Práca na inom mieste, Som preč. Táto voľba sa prejaví v zobrazení udalosti v kalendári.
- Zrušiť – zrušenie udalosti. Máme možnosť pripísať poznámku v prípade, že ide o odpoveď na pozvánku na schôdzu, alebo zrušiť bez komentára.
Odpovedanie a preposielanie informácií o udalosti sa realizuje v samostatnom okne. Aplikácia zobrazí formulár na vytvorenie novej emailovej správy a my máme možnosť modifikovať jednotlivé položky tak, ako keby sme koncipovali novú emailovú správu. Na funkčnosť riešenia je potrebné mať povolené vyskakovacie okná z danej lokality.
Nám sa správnu funkčnosť nepodarilo overiť, nakoľko aplikácia zobrazovala chybové hlásenie v okne, kde sa mal nachádzať formulár novej správy.
Mini kalendár
Tabla s mini kalendárom obsahuje zobrazenie dní v aktuálnom mesiaci v jednotlivých týždňoch. Zobrazenie dní je realizované tabuľkovou formou. Potvrdením číselného označenia konkrétneho dňa je na hlavnej table zobrazená agenda daného dňa.
Tabla mini kalendára ďalej obsahuje možnosť prepnutia na predchádzajúci a nasledujúci mesiac a tlačidlo na zobrazenie možností výberu dátumu. Po zobrazení možností výberu dátumu môžeme zvoliť rok, mesiac a deň.
Vaše kalendáre
Aplikácia umožňuje spravovať viacero kalendárov. Tieto sú buď naše, nami vytvorené, alebo zdieľané od iných členov skupiny, alebo aj od kontaktov mimo skupiny. V evidencii sa môžu nachádzať aj kalendáre importované z internetu.
Zoznam kalendárov nájdeme na table „Vaše kalendáre“. Na tablu sa dostaneme stláčaním Ctrl+F6 alebo tabulátorom. Medzi položkami – kalendármi sa pohybujeme šípkami nadol a nahor.
Na prácu s kalendármi aplikácia ponúka nasledujúce funkcie z kontextovej ponuky:
- Nový kalendár – vytvorenie nového kalendára. Po aktivácii voľby napíšeme názov a stlačíme Enter. Kalendár sa automaticky zobrazí v zozname kalendárov.
- Otvoriť kalendár – import, pripojenie kalendára napríklad z internetu.
- Nová skupina kalendárov – vytvorenie skupiny kalendárov. Nami vytvorená skupina sa zobrazuje v časti Skupiny. Máme možnosť ju premenovať, odstrániť a vytvoriť nový kalendár v rámci tejto skupiny.
- Vypnúť kalendár narodenín – nezobrazovať kalendár Narodeniny.
- Zdieľať – zdieľanie nami vytvoreného kalendára s inými ľuďmi.
- Premenovať – zmena názvu nami vytvoreného kalendára.
- Odstrániť – odstránenie nami vytvoreného kalendára.
- Farba – priradenie farebného označenia udalostí kalendára.
- Symbol – priradenie grafického symbolu na názorné definovanie zamerania kalendára.
Zobrazenie agendy
Agendu, stretnutia, udalosti a celodenné udalosti zobrazuje aplikácia na hlavnej table. Zobrazujú sa záznamy za obdobie zobrazovania kalendára (deň, týždeň, mesiac). Nad zoznamom záznamov sa nachádzajú tlačidlá slúžiace na presun na predchádzajúce, nasledujúce a výber iného obdobia.
V zozname záznamov sa pohybujeme šípkami nadol a nahor. Pre jednotlivé záznamy sú v kontextovej ponuke k dispozícii funkcie na prácu s nimi. Aplikácia ponúka tieto možnosti:
- Otvoriť – zobrazenie podrobností a funkcií pre prácu so záznamom.
- Preposlať sériu – preposlanie radu výskytu udalostí formou emailovej správy.
- Kategorizovať – priradenie farebnej kategórie.
- Zobraziť ako – zobraziť status používateľa – Mám čas, Som preč a iné. Voľba sa prejaví v zobrazení udalostí v kalendári.
- Symbol – priradenie grafického symbolu pre výstižnejšie definovanie obsahu udalosti.
- Odstrániť – výskyt (jeden konkrétny výskyt udalosti) alebo rad (pri opakujúcich sa udalostiach odstránenie celého radu udalostí).
Panel nástrojov
Nad zobrazením udalostí sa nachádza Panel nástrojov, na ktorom sú umiestnené tlačidlá pre funkcie určené na prácu s udalosťami. Panel nástrojov čítač oznamuje ako „Tool bar“.
Na paneli nájdeme:
- Nové – pridanie novej udalosti.
- Ďalší – rozbaľovacie tlačidlo obsahujúce – Udalosť v kalendári, Emailová správa, Narodeninová udalosť.
- Pridať nový kalendár – vytvorenie nového kalendára.
- Zdieľať – definovanie zdieľania.
- Tlačiť – vytlačenie kalendára.
Nová udalosť
Novú jednorazovú, celodennú udalosť alebo pozvánku na schôdzu pridáme použitím funkcie „Nové“ dostupnej prostredníctvom rovnomenného tlačidla na Paneli nástrojov. Funkciu môžeme vyvolať aj stlačením písmena „n“. Po aktivácii funkcie sa zobrazí formulár na zadanie novej udalosti. Kurzor je prednastavený v poli pre názov udalosti. Vo formulári sa pohybujeme stláčaním tabulátora alebo prostredníctvom písmen pre pohyb vo formulárovom režime.
Formulár nevykazuje zhodné poradie pri pohybe vpred (Tabulátor) a späť (Shift+tabulátor). To kladie zvýšené nároky na pozornosť používateľa. Často sa stáva, že pri presune o pole späť sa kurzor nepremiestni o jedno, ale o niekoľko polí.
Po vyplnení údajov udalosť pridáme do kalendára potvrdením tlačidla „Uložiť“. Nachádza sa vo vrchnej časti formulára a premiestnime sa naň presunom po tlačidlách (stláčame písmeno „b“ alebo sa pohybujeme v opačnom smere). Ak nechceme udalosť uložiť, tak potvrdíme tlačidlo „Zahodiť“.
Vo vrchnej časti formulára, čítač ju oznamuje ako „tool bar“, sa nachádzajú aj tlačidlá pre farebnú kategorizáciu (Kategorizovať), definovanie symbolu (Symbol), priloženie prílohy (Priložiť), načítanie šablóny (Moje šablóny) a pridanie pozvánky do stretnutia cez Skype (Schôdza cez Skype).
Formulár čítač oznamuje ako „formulár pre kompozíciu udalosti“.
Nová udalosť
Aktivuje funkciu „Nové“. V zobrazenom formulári vyplníme:
- Názov udalosti.
- Pridáme ľudí, ktorým je udalosť určená. Po začatí písania emailovej adresy aplikácia začne vyhľadávať kontakt a ponúka nám zoznam kontaktov vyhovujúci už zadanému reťazcu. Vyberieme si šípkami nadol a nahor a voľbu potvrdíme stlačením Enter. Rovnakým spôsobom môžeme pridávať ďalšie kontakty.
- Pridať účastníkov – tlačidlo. Jeho aktivovaním sa zobrazí zoznam našich kontaktov a môžeme vybrať požadovaných ľudí.
- Tlačidlo s názvom kontaktu – po jeho aktivovaní sa zobrazí formulár s údajmi o kontakte a funkciami pre jeho obsluhu. Máme k dispozícii:
- Odoslať emailovú správu.
- Odoslať okamžitú správu.
- Naplánovať udalosť.
- Pridať do kontaktov.
- Zobraziť profil Share pointu.
- Zobraziť kartu kontaktu.
- Zobrazujú sa aj aktuálne udalosti, emailové správy a ďalšie dostupné informácie.
- Dialógové okno zatvoríme tlačidlom „Close“.
- Vyžadovať spätné potvrdenie – označíme či chceme spätnú odpoveď.
- Zoradiť – vyberieme z rozbaľovacieho zoznamu spôsob zoradenia príjemcov. Napríklad podľa zobrazovaného názvu alebo stavu prijatia objednávky.
- Odobrať účastníka – stlačením tlačidla odoberieme kontakt.
- Rozvrhový asistent – otvorí sa dialógové okno, kde si môžeme definovať dátum a čas začiatku a ukončenia udalosti, celodennú udalosť, miestnosť stretnutia, typ (súkromná, verejná), môžeme odobrať účastníka. Pre výber dátumu a času sa v poliach pohybujeme šípkami nadol a nahor. Aplikácia ponúka prípustné hodnoty. Na voľbu iného mesiaca, roka a dňa slúžia tlačidlá v dolnej časti dialógového okna. Ak sa systém plánovania využíva v organizácii, je možné týmto spôsobom sledovať prideľovanie spoločne využívaných miestností. Aplikácia v tomto prípade oznamuje konflikty v obsadzovaní miestností. Úpravu údajov uložíme potvrdením tlačidla „OK“ alebo zahodíme tlačidlom „Zahodiť“ vo vrchnej časti dialógového okna.
- Deň vzniku udalosti – šípkami si vyberieme deň v aktuálnom mesiaci.
- Výber mesiaca – zvolíme iný mesiac z rozbaľovacej ponuky.
- Prejsť na predchádzajúce alebo nasledujúce tri dni – posunieme sa v kalendári o príslušné časové obdobie.
- Pridať miesto – miesto udalosti (mesto, ulica). Môžeme využiť pomoc lokalizácie podľa nášho miesta pripojenia do internetu.
- Označíme typ udalosti – súkromná, pracovná a ďalšie.
- Môžeme definovať pripomenutia emailovou správou – zadáme kontakty a text emailovej správy v samostatnom dialógovom okne.
- Môžeme definovať ešte niektoré ďalšie atribúty udalosti ako spôsob jej zobrazovania v kalendári či periodicitu výskytu.
- Nakoniec zadáme text udalosti.
- K udalosti môžeme priložiť aj súbor prílohy. Potvrdíme tlačidlo „Priložiť“ a zvolíme, odkiaľ chceme prílohu vložiť. Buď je príloha vo OneDrive alebo v našom počítači.
Udalosť uložíme potvrdením tlačidla „Odoslať“.
Nová plánovaná udalosť
Plánovaná udalosť je štandardná udalosť, ktorá nie je určená viacerým kontaktom. Plánujeme si ju pre seba a následne ju môžeme zdieľať s inými ľuďmi.
Nová pozvánka na schôdzu
Ak je udalosťou schôdza, rozdiel je v tom, že o jej konaní informujeme účastníkov. Udalosť typu schôdza pridáme prostredníctvom pridania novej udalosti. Rozdiel oproti plánovanej udalosti je v tom, že musíme vyplniť nasledujúce atribúty.
- Definujeme zoznam príjemcov.
- Zadáme miestnosť konania.
- Vyžadujeme spätné potvrdenie.
- Definujeme upozornenie emailom.
Aplikácia pred konaním schôdze rozpošle emailové správy všetkým účastníkom o termíne konania a účastníkoch schôdzky.
Nová udalosť narodenín
Udalosť narodenín pridáme do kalendára „Narodeniny“. Zapína sa v nastaveniach aplikácie.
Pre pridanie zvolíme položku „Udalosť narodenín“ z rozbaľovacej položky Nové na paneli nástrojov.
V zobrazenom formulári zadáme emailovú adresu kontaktu, dátum narodenín a pripomenutia. Udalosť uložíme.
Ak kontakt v aplikácii Ľudia a kontakty nemal definovaný dátum narodenín, dátum sa automaticky zaeviduje.
Ak kontakt neexistuje v evidencii kontaktov, pridá sa do evidencie.
Ak pridáte narodeniny v aplikácii Ľudia, udalosť sa pridá do kalendára.
Úprava udalosti
Udalosť je možné upravovať tak, že potvrdíme položku „Otvoriť“ z kontextovej ponuky pre udalosť. Zobrazí sa dialógové okno ako pri pridaní udalosti, má však vyplnené údaje z udalosti, pre ktorú sa funkcia vyvolala. Po úprave ju uložíme potvrdením tlačidla „Uložiť“. Na formulári je dostupná aj funkcia „Odstrániť“, ktorou sa udalosť odstráni.
Odstrániť udalosť typu Schôdzka môže iba jej autor.
Ak nechceme uložiť zmeny, potvrdíme tlačidlo „Zavrieť“.
Pri upravovaní udalosti typu schôdzka je k dispozícii aj možnosť odpovedať na pozvánku emailovou správou. Funkcie sú dostupné vo vrchnej časti formulára ako tlačidlá „Odpovedať všetkým“ alebo po rozbalení tlačidla „Ďalšie možnosti odpovede“ „Odpovedať“ a „Preposlať“.
Zrušenie udalosti
Udalosť môžeme odstrániť / zrušiť voľbou položky „Zrušenie“ v kontextovej ponuke pre konkrétnu udalosť alebo potvrdením tlačidla „Odstrániť“ vo formulári pre úpravu udalosti.
Pri odstraňovaní udalosti typu schôdzka môžeme definovať správu, ktorá sa rozpošle účastníkom schôdzky ako oznam o zrušení. Ak chceme takúto správu rozposlať, potvrdíme voľbu „Upraviť zrušenie pred odoslaním“.
Zrušiť udalosť typu schôdzka môže iba jej autor.
Ak ide o schôdzku, na ktorú ste pozvaní, z kontextovej ponuky zvolíme položku „Odstrániť“. Taktiež môžeme definovať správu pre autora. Odstránením pozvania na schôdzku dáme autorovi vedieť, že sa nezúčastníme.
Záver
V nasledujúcej časti sa pozrieme na ďalšie funkcie aplikácie určené na zdieľanie kalendára a nastavenie aplikácie.
Okomentujte ako prví