Stlačte "Enter" na preskočenie k obsahu

Prístupnosť cloudového kancelárskeho balíka Microsoft Office 365 – Kalendár – druhá časť

V dnešnom diele seriálu o online kancelárskom balíku Office 365 od spoločnosti Microsoft sa pozrieme na druhú časť aplikácie Kalendár. Zameriame sa na funkcie určené na spoluprácu v skupine a zdieľanie údajov.

Zdieľanie kalendára

Svoj kalendár môžeme jednoducho zdieľať s kolegami v našej organizácii alebo s akýmkoľvek iným kontaktom. Pre nastavenie zdieľania aktivujeme položku „Zdieľať“ z kontextovej ponuky pre konkrétny kalendár v časti „Vaše kalendáre““. Zobrazí sa dialógové okno na nastavenie parametrov zdieľania. Vyplníme nasledujúce údaje:

  • Zdieľať s – zadáme kontakt s ktorým chceme kalendár zdieľať.
  • Kontakt – po nájdení osoby sa táto automaticky pridá do zoznamu ľudí, s ktorými chceme zdieľať kalendár. Môžeme pridať ľubovoľný počet kontaktov.
  • Možnosti prístupu k zdieľaniu – vyberieme koľko podrobností budú ľudia vidieť.
    1. Možnosť Úplné podrobnosti používateľovi umožní vidieť všetky informácie o udalostiach v našom kalendári okrem udalostí, ktoré sme označili ako súkromné.
    2. Možnosť Obmedzené podrobnosti zobrazí predmet a miesto.
    3. Možnosť Len dostupnosť poskytuje informáciu iba o tom, že sa uskutoční udalosť a kedy sa táto udalosť uskutoční, všetky ostatné podrobnosti zostávajú skryté.

Súkromné udalosti sa vždy zobrazujú ako zaneprázdnené.

  • Výberom položky Editor môžeme udeliť ľuďom v rámci našej organizácie povolenie na úpravy nášho kalendára. Ak chceme niekomu udeliť povolenie na odosielanie žiadostí o stretnutie a odpovedanie na ne v našom mene, vyberieme položku Delegát
  • Predmet – môžeme upraviť predmet.
  • Kalendár – ak používame viacero kalendárov, vyberieme, ktorý sa má zdieľať. Zdieľať môžeme všetky kalendáre, ktoré sú súčasťou pošty. Predvolene sa zdieľa náš primárny kalendár označený názvom „Kalendár“.
  • Po nadefinovaní všetkých údajov odošleme pozvánku na zdieľanie kontaktov potvrdením tlačidla „Odoslať“. Pre zrušenie evidovania potvrdíme tlačidlo „Zahodiť“.

Ak zdieľame iný ako primárny kalendár, na prístup môžeme priradiť iba úplne podrobnosti alebo editor.

Každému používateľovi sa odošle email, v ktorom sa budú nachádzať dve tlačidlá. Pomocou jedného si pridá náš kalendár medzi kalendáre používateľov a pomocou druhého môže zdieľať svoj kalendár s nami. Správa bude obsahovať aj url adresu, pomocou ktorej môžu používatelia získať prístup k nášmu kalendáru.

Položky označené ako súkromné sú vždy chránené. Väčšine používateľov, s ktorými zdieľame kalendár, sa budú zobrazovať iba ako čas a označenie, že sme zaneprázdnení. Výnimkou sú používatelia, na ktorých sme delegovali správu nášho kalendára.

Aplikácia Kalendár umožňuje zdieľať kalendár aj s používateľmi, ktorí nie sú členmi našej organizácie, ale majú konto v Microsoft Office 365.

Ak chceme, aby bol náš kalendár prístupný aj ľuďom bez konta Microsoft a prístupu do Office 365, kalendáru, ktorý chceme sprístupniť, nastavíme Prístup na verejný. V časti Povolenia získame aj url adresy na prístup ku kalendáru.

Zmena povolení zdieľania

Pre kalendár, ktorý zdieľame a chceme mu zmeniť úroveň prístupu alebo chceme niektorým ľuďom zrušiť zdieľanie, môžeme tieto úpravy vykonať na konkrétnom kalendári prostredníctvom funkcie Prístupnosť.

Ak odstránime používateľa, s ktorým už nechceme zdieľať kalendár alebo nastavíme kalendár na neverejný, url adresy na kalendáre prestanú fungovať.

Pridanie kalendára iného používateľa do svojho zobrazenia

Ak sme dostali pozvánku na zdieľanie kalendára iného používateľa, tak ho zobrazíme potvrdením url adresy v správe s pozvánkou.

Iným spôsobom je nasledujúci postup:

  • Na table „Vaše kalendáre“ zvolíme z kontextovej ponuky položku „Otvoriť kalendár“.
  • Ak chceme pridať kalendár niekoho z našej organizácie, do poľa pre adresu zadáme meno kontaktu. Vyberieme ho v zobrazení a dáme „Otvoriť“.
  • Ak chceme pridať kalendár niekoho mimo našej organizácie, do poľa „internetový kalendár“ zadáme url adresu a potvrdíme tlačidlo „Otvoriť“. Adresa kalendára by sa mala končiť na príponu .ics.

Po pridaní ďalšieho kalendára môžeme tento pridať do svojho zobrazenia, odstrániť alebo premenovať ho.

Delegovanie kalendára

Aplikácia kalendár umožňuje nastaviť úroveň prístupu pre ľudí v našej organizácii na úroveň, kedy dostávajú naše pozvánky na stretnutia, môžu na ne odpovedať a môžu upravovať náš kalendár.

Pre nastavenie takejto úrovne prístupu je nutné pri definovaní zdieľania nastaviť prístup na:

  1. Editor – ak zdieľaný kontakt môže upravovať kalendár.
  2. Delegát – ak má mať kontakt právo dostávať naše pozvania na stretnutia a právo na ne reagovať. O spôsobe doručovania pozvaní na stretnutia rozhodneme nastavením globálnych parametrov prístupnosti pre jednotlivé kalendáre.

Nastavenie spôsobu doručovania žiadostí a odpovedí na stretnutie

Po udelení štatútu delegáta nášho kalendára sa v časti Povolenia pre kalendár zobrazia ďalšie možnosti, pomocou ktorých môžeme nastaviť spôsob spracúvania žiadostí o stretnutie a odpovedí na ne.

Pre nastavenie otvoríme z kontextovej ponuky pre kalendár položku Povolenia.  V sekcii Globálne možnosti delegovania vyberieme v časti Odoslať žiadosti o stretnutia a odpovede na ne jednu z nasledujúcich možností:

Odošlite žiadosti o stretnutia a odpovede na ne.

  • Iba delegát. Odoslať oznámenia aj mne. Žiadosti o stretnutia a odpovede na ne sa odošlú nám a našim delegátom. Možnosť prijať alebo odmietnuť žiadosť o stretnutie sa zobrazí len našim delegátom.
  • Iba delegát. Žiadosti o stretnutie a odpovede na ne sa odošlú len našim delegátom.
  • Delegát a ja. Žiadosti o stretnutie a odpovede na ne sa odošlú nám a našim delegátom.

Nastavenia následne uložíme.

Pre delegátov môžeme nastaviť aj možnosť zobrazovať obsah súkromných položiek. Nastavenie sa realizuje rovnako ako predchádzajúce nastavenie v časti Povolenia. V zozname používateľov, ktorí majú prístup ku kalendáru, označíme vedľa mena možnosť povoliť zobrazenie súkromných plánovaných činností.

Plánovanie stretnutia v mene iného používateľa

Po získaní prístupu ku kalendáru iného používateľa a po jeho pridaní do svojho zobrazenia môžeme v mene tohto používateľa plánovať stretnutia. Postup je rovnaký ako pri plánovaní vlastného stretnutia. Rozdiel je v tom, že použijeme kalendár iného používateľa.

Odpovedanie na stretnutie v mene iného používateľa

Ak sme delegátom iného používateľa, žiadosti o stretnutie a aktualizácie sa budú doručovať aj nám do priečinka Doručená pošta. Rozdiel je v tom, že vo formulári pre stretnutie je poznámka, pre koho je správa určená.

Odpoveď na žiadosť o stretnutie:

  • Vyberieme položky Prijať, Nezáväzne alebo Odmietnuť.
  • V prípade potreby môžeme odoslať odpoveď.
  • Stretnutie sa pridá do kalendára vlastníka. Organizátorovi stretnutia sa zobrazí informácia, že sme odpovedali v mene vlastníka kalendára.

Import kalendára

Ak chceme pridať kalendár od iného používateľa alebo z internetu medzi naše kalendáre:

  • Aktivujeme položku „Pridať kalendár“ v zobrazení kalendárov z kontextovej ponuky.
  • Zvolíme možnosť „zo súboru“ pre import statického kalendára, alebo z internetu pre import kalendára zo zdroja mimo našej organizácie.
  • Pre kalendár zo súboru vyberieme súbor kalendára a potvrdíme „Otvoriť“. Kalendár zo súboru je statický kalendár a poskytuje obraz o stave zdrojového kalendára k nejakému dátumu. Neprejavujú sa v ňom zmeny, ktoré sa v pôvodnom kalendári realizujú následne. Súbor kalendára by mal mať príponu .ics.
  • Pre import kalendára z internetu zadáme url adresu kalendára do poľa pre adresu a napíšeme názov pre kalendár. Import dokončíme potvrdením tlačidla „Otvoriť“.

Tlač kalendára

Aplikácia umožňuje vytlačenie agendy kalendára. Pred samotnou tlačou zvolíme, od ktorého dátumu chceme vytlačiť záznamy a či chceme tlačiť aj podrobnosti záznamov.

Ak chceme vytlačiť jednotlivé záznamy, záznam, ktorý chceme vytlačiť, označíme a potvrdíme tlačidlom „Tlačiť“.

Prílohy

Pri evidovaní udalostí aplikácia ponúka možnosť ku každej udalosti pripojiť prílohu. Prílohou môže byť súbor pripojený k udalosti. Prílohu môžeme pripojiť z úložiska v lokálnom počítači alebo z online úložiska.

Priloženie prílohy

Ak chceme k udalosti priložiť prílohu, aktivujeme tlačidlo „Priložiť“ nachádzajúce sa vo vrchnej časti formulára pre pridanie novej udalosti alebo v dialógovom okne pre úpravu udalosti.

Aplikácia zobrazí dialógové okno, v ktorom zvolíme:

  1. Vybrať súbory z počítača – túto možnosť zvolíme, ak chceme priložiť súbor z lokálneho počítača alebo z úložiska, ktoré máme dostupné v lokálnej počítačovej sieti. Po potvrdení tejto voľby sa zobrazí dialógové okno na otvorenie súboru. Ide o štandardné dialógové okno, aké poznáme z práce s operačným systémom Windows. Čítač toto okno oznamuje ako „odovzdanie súboru“. Nájdeme súbor, ktorý chceme priložiť, a výber potvrdíme stlačením klávesu Enter.
  2. Vybrať súbory zo súborov skupiny – túto možnosť zvolíme, ak chceme priložiť súbor z úložiska OneDrive. Vybrať môžeme súbory, ktoré sú naše alebo s nami zdieľané. Táto možnosť je predvolená. Zoznam dostupných súborov je zobrazený v dialógovom okne na pridanie súboru, ktorú čítač oznamuje ako „textový rámik“. Medzi súbormi sa pohybujeme stláčaním šípok. Výber potvrdíme stlačením klávesy Enter.

Následne, po potvrdení výberu súboru, sa nás aplikácia opýta, či chceme súbor uložiť do úložiska a príjemcom umožniť zdieľaný prístup k nemu v prípade prikladania súboru z počítača, alebo chceme každému príjemcovi odoslať kópiu súboru ako prílohu. Túto voľbu môžeme nechať zapamätať. Po zapamätaní sa nám už otázka nebude zobrazovať.

Po uložení udalosti s prílohou aplikácia vygeneruje emailovú správu s prílohou alebo s prepojením na zdieľaný súbor.

Nastavenia aplikácie

Kalendár je integrovaný s e-mailom, kontaktmi a ďalšími funkciami aplikácie Outlook na webe. Predvolený vzhľad, ako aj iné nastavenia svojho kalendára môžeme zmeniť pomocou stránky Možnosti kalendára.

Ak chceme zmeniť formát dátumu a času kalendára, vyberieme položku Nastavenia > Čas a jazyk, a potom vyberieme položku Dátum a čas. V zozname vyberieme časové pásmo.

Pre prechod na Nastavenia aktivujeme položku s rovnakým názvom v hornej časti aplikácie na lište s tlačidlami na prechod na Domovskú obrazovku, aktivovanie Spúšťača aplikácii a ďalšie. Na zobrazenej karte následne aktivujeme položku podľa toho, aké nastavenie chcete vykonať.

  1. Vzhľad kalendára
  2. Automatické odpovede
  3. Motív
  4. Oznámenia
  5. Nastavenia aplikácii – Kalendár. Potvrdením tejto položky sa zobrazia možnosti nastavenia aplikácii. Aby sme sa k nim dostali, musíme zatvoriť tablu Nastavenie.

Možnosti nastavenia

Pre aplikáciu Kalendár sú k dispozícii nasledujúce oblasti nastavení:

  • Automatické spracovanie – odstraňovanie aktualizovaných pozvánok a odpovedí, odstraňovanie oznámení o preposlaných udalostiach.
  • Kalendár narodenín – môžeme zapnúť alebo vypnúť jeho zobrazovanie.
  • Vzhľad kalendára – definujeme ako má vyzerať pracovný týždeň (dni, prvý deň, pracovný čas, prvý deň v roku, … ).
  • Oznámenia – povolenie odosielania oznámení do môjho mobilného telefónu vo forme textových správ, odosielanie dennej agendy do môjho mobilného telefónu vo forme textových správ.
  • Publikovanie – nastavenie možností publikovania. Čítač nečíta položky rozbaľovacích polí.
  • Pripomenutia – zobrazovanie upozornení na pripomenutia, prehratie zvuku pri pripomenutí, predvolený čas pripomenutia.
  • Počasie – povolenie alebo zakázanie zobrazovania, stupnica, v ktorej sa zobrazujú hodnoty, miesto, pre ktoré sa má počasie ukazovať.

Medzi možnosťami sa pohybujeme a nastavenie jednotlivých parametrov realizujeme štandardnými príkazmi pre orientáciu na stránke a obsluhu formulára.

Záver

Z pohľadu prístupnosti ide o vcelku dobre prístupnú aplikáciu. Nedostatky sme zaznamenali pri samovoľnom deaktivovaní kurzora a pri nedoladenom prechode po jednotlivých aktívnych prvkoch pri striedaní smerov dopredu a späť. Taktiež sa vyskytuje neprístupnosť názvov položiek v niektorých rozbaľovacích ponukách pre čítač obrazovky. V dôsledku toho ostávajú niektoré možnosti aplikácie nedostupné. Jazyková lokalizácia nie je úplne stopercentná. Niektoré pozície pri prechode kurzorom po stránke sú oznamované v pôvodnom jazyku aplikácie.

Celkovo je aplikácia použiteľná aj výlučne s použitím klávesnice a čítača obrazovky. Avšak v niektorých prípadoch je potrebná slušná dávka trpezlivosti. Autori by mohli zapracovať ešte na doladení niektorých nedokonalostí, čo by zvýšilo atraktívnosť tohto riešenia aj pre skupinu nevidiacich a ťažko slabozrakých používateľov.

Okomentujte ako prví

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená.

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.