V dnešnom diele seriálu o online kancelárskom balíku Office 365 od spoločnosti Microsoft sa pozrieme na aplikáciu určenú pre správu kontaktov. Aplikáciu tvorcovia označujú pomenovaním Ľudia. Kontakty spravované touto aplikáciou sú určené na použitie vo všetkých aplikáciách kancelárskeho balíka.
Aplikácia je dostupná z Domovskej stránky alebo Domovskej obrazovky na odkaze (dlaždici) Ľudia kontakty.
Pri prvom spustení nás aplikácia vyzýva, aby sme si zvolili predvolené zobrazenie. Toto zobrazenie je inicializované pri spustení aplikácie. Samozrejme, je možné zmeniť druh zobrazovaných údajov. Kategórie, z ktorých máme na výber, nájdeme zobrazené ako nadpisy. Za každým nadpisom sa nachádza tlačidlo alebo odkaz Prilepiť zobrazenie, potvrdením ktorého realizujeme nastavenie.
Pohyb v aplikácii
Pohyb v aplikácii je spoľahlivo realizovateľný prostredníctvom tabulátora. Nie je však spoľahlivo vyriešený rýchly pohyb po väčších celkoch prostredníctvom kombinácie klávesov Ctrl+F6 tak, ako to funguje v aplikácii Pošta.
Možnosti ovládania z klávesnice sú teda nasledujúce:
- Stláčame tabulátor a postupne prechádzame všetky aktívne prvky.
- Stláčame Ctrl+F6 a posúvame sa medzi lištou s hlavnými tlačidlami, vyhľadávacím poľom a smart listom priečinkov. Kurzor sa presúva aj medzi ďalšími pozíciami, avšak čítač ich neoznamuje.
- Stláčame písmeno „f“ v prezeracom režime a pohybujeme sa medzi formulárovými prvkami.
- Stláčame šípky alebo sa pohybujeme v tabuľke v zozname kontaktov.
- Stláčame písmeno „h“ a pohybujeme sa medzi zobrazenými kontaktmi.
- Stlačíme Esc pre návrat z dialógu alebo výberovej ponuky.
Smart list
Smart list je zoznam kategórií, do ktorých aplikácia priebežne zaraďuje a vyraďuje kontakty. Aktivovaním kategórie sa nám zobrazia príslušné kontakty.
Môžeme si zvoliť z nasledujúcich kategórií:
- Ľudia, ktorých často kontaktujeme;
- Ľudia, ktorých máme dnes v kalendári;
- Obľúbené položky;
- Ľudia, ktorých by sme možno chceli ďalej sledovať.
Po zvolení smart kategórie je táto nadradená ďalším výberom, napr. v zozname priečinkov. Výber tejto voľby je znázornený nad zoznamom vyfiltrovaných kontaktov. Je to obyčajný text, a tak jeho lokalizácia nie je príliš rýchla. Ak chceme zrušiť voľbu smart kategórie, nastavíme sa v Smart liste na koreň stromu a potvrdíme ho.
Priečinky a adresár kontaktov
Aplikácia umožňuje pre lepšiu organizáciu evidencie zaradenie kontaktov do priečinkov. Po štarte sú k dispozícii preddefinované priečinky Adresár a Vaše kontakty. V priečinku Vaše kontakty sa nachádza podpriečinok Kontakty, ktorý je vytvorený automaticky aplikáciou. Máme možnosť definovať podpriečinky, a vyrobiť si tak potrebnú organizačnú štruktúru. Správa priečinkov a podpriečinkov je dostupná vo vetve „Vaše kontakty“. Na hlavnom priečinku máme k dispozícii funkciu z kontextovej ponuky „Nový priečinok“. Jej potvrdením sa vytvorí nový priečinok a môžeme definovať jeho názov. Čítač nijako neoznamuje, že môžeme zadať názov priečinka. Takže postup pre pridanie priečinka je nasledujúci:
- Potvrdíme položku „Nový priečinok“ z kontextovej ponuky.
- Napíšeme názov priečinka.
- Stlačíme Enter.
Pre prácu s našimi priečinkami aplikácia ponúka nasledujúce funkcie:
- Premenovať – priečinok.
- Odstrániť – priečinok.
- Premiestniť sem kontakty z iných priečinkov. Funkcia slúži na zaradenie kontaktov v danom priečinku do kategórií ako Vaše kontakty alebo Obľúbené položky.
Vytvorenie nového kontaktu
Nový kontakt vytvoríme tak, že označíme priečinok, v ktorom bude kontakt umiestnený, a na paneli nástrojov zvolíme položku Nové.
V zobrazenom dialógovom okne vyplníme údaje o kontakte, ako sú meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefón a ďalšie.
Kontakt uložíme potvrdením tlačidla „Uložiť“ vo vrchnej časti dialógového okna. Ak údaje nechceme uložiť, potvrdíme tlačidlo „Zahodiť“.
Pri vytváraní kontaktu si musíme vopred rozmyslieť priečinok, v ktorom bude kontakt umiestnený, pretože aplikácia neumožňuje presun kontaktov medzi priečinkami. Ak to napriek tomu chceme urobiť, kontakt zmažeme a následne ho vytvoríme v novom priečinku.
Pridať kontakt môžeme aj z aplikácie Pošta. Otvoríme kartu kontaktu na doručenej správe. Môžeme podľa uváženia vyplniť ďalšie údaje a potvrdíme tlačidlo „Uložiť“. Takto pridávaný kontakt sa uloží do priečinka „Vaše kontakty“.
Pridanie zoznamu kontaktov
Zoznam kontaktov je skupina adries, na ktoré chceme posielať rovnaké správy a nechceme vypisovať všetky adresy do poľa pre adresátov. Ak máme vytvorený takýto zoznam, do poľa príjemcu napíšeme názov tohto zoznamu a správa sa odošle na všetky kontakty zaradené v zozname.
Takýto zoznam pridáme nasledujúcim spôsobom:
- Nastavíme sa na priečinok, v ktorom chceme, aby sa zoznam nachádzal.
- Na paneli nástrojov rozbalíme pole Ďalšie možnosti, nachádza sa hneď za poľom Nové.
- Vyberieme položku Zoznam kontaktov.
- V zobrazenom dialógu zadáme názov skupiny, zoznam kontaktov a môžeme pridať popisný text.
- Zoznam uložíme stlačením tlačidla „Uložiť“.
Pri vytváraní zoznamu kontaktov si vopred uvážime, v ktorom priečinku sa má zoznam nachádzať. Rovnako ako pre kontakty, aj pre zoznamy platí, že ich nie je možné premiestniť do iného priečinka.
Úprava kontaktu
Ak potrebujeme zmeniť údaje kontaktu, postupujeme nasledujúcim spôsobom:
- Nájdeme kontakt v zozname a potvrdíme ho.
- Zobrazí sa karta kontaktu, na ktorej nájdeme a potvrdíme tlačidlo „more actions“.
- Prejdeme tabulátorom na tlačidlo Upraviť a potvrdíme ho.
- Zobrazí sa dialógové okno Pridanie kontaktu, avšak už má vyplnené polia údajmi kontaktu, z ktorého sme funkciu vyvolali.
- Realizujeme úpravu údajov a zmeny uložíme potvrdením tlačidla Uložiť.
Funkcia Upraviť je dostupná aj prostredníctvom rovnomenného tlačidla na paneli nástrojov.
Karta osoby
Po potvrdení kontaktu v zozname kontaktov je aplikáciou zobrazované dialógové okno „Karta osoby“. Na tomto mieste sú k dispozícii základné údaje kontaktu a nasledujúce funkcie:
- Upraviť kontakt. Dostupná po potvrdení tlačidla „More actions“.
- Odstrániť – kontakt. Dostupná po potvrdení tlačidla „More actions“.
- Odoslať e-mailovú správu – Napísanie a odoslanie novej správy.
- Naplánovať udalosť s kontaktom – Pridanie udalosti do kalendára.
- Zobraziť podrobnosti kontaktu.
- Pripojiť – prepojiť kontakt s iným kontaktom.
V spodnej časti dialógového okna sa zobrazujú nájdené správy, udalosti alebo súbory zdieľané s kontaktom.
Dialógové okno zatvoríme potvrdením tlačidla Close.
Prepojenie kontatov
Aplikácia ponúka možnosť prepojenia kontaktov zo sociálnych sietí. V takomto prípade sa kontakty objavia v zozname, avšak nie je možné ich upravovať ani odstrániť.
Iným druhom prepojenia je, ak máme viacero kontaktov pre jednu osobu. Vtedy môžeme povedať, že tieto kontakty vzájomne súvisia a pri vkladaní kontaktu napríklad ako prijímateľa správy si vyberieme jeden z priradených. Priradené kontakty je možné spätne odlúčiť.
Aplikácia vytvára aj automatické priradenia. Napríklad ak máme v zozname Jozef Novák novak@praca.eu a pridáme kontakt Jozef N. novak@praca.eu, aplikácia vytvorí priradenie medzi nimi automaticky. U takýchto priradení je tiež možné spätné zrušenie priradenia.
Import a export kontaktov
Aplikácia umožňuje importovať zoznamy kontaktov, ktoré máme vytvorené v iných službách. Import spustíme nasledujúcim postupom:
- Na paneli nástrojov aktivujeme položku Spravovať a v jej ponuke vyberieme Import kontaktov.
- V zobrazenom dialógu zvolíme, z akého zdroja sa majú kontakty importovať. Podporované sú gmail, yahoo, outlook, windows live mail.
- Dokončíme import podľa pokynov.
Importované kontakty sa uložia do priečinka Vaše kontakty.
Funkcia pre export je dostupná rovnako z panela nástrojov pod položkou Spravovať.
Záverom
Z aplikácie je možný rýchly prechod do Pošty, Kalendára a Úloh. Slúžia na to rovnako pomenované tlačidlá.
Aplikácia sa dá používať, aj keď ju používateľ obsluhuje z klávesnice a za pomoci čítača obrazovky. Obsluha nie je celkom komfortná, ale pri dodržiavaní postupov je možné využiť všetky funkcie a získať všetky potrebné informácie.
Privítali by sme, keby tvorcovia aplikácie po rozdelení do oddielov prístupných cez rýchlu navigáciu Ctrl+F6 dali týmto oddielom aj názvy, ktoré dokáže sprostredkovať čítač obrazovky. V súčasnej verzii je práca značne úmorná a tabulátor dostáva zabrať.
Okomentujte ako prví