V dnešnom dieli seriálu o on-line kancelárskom balíku Office 365 od spoločnosti Microsoft sa bližšie pozrieme na aplikáciu slúžiacu na komunikáciu prostredníctvom elektronickej pošty.
Pošta
Aplikácia Pošta je určená na príjem a čítanie elektronických správ (emailov). Microsoft do tejto aplikácie vyčlenil časť funkcionality „Outlooku“, ktorý nájdeme v inštalácii pre off-line použitie. Dokonca túto aplikáciu označuje ako „Outlook“. Toto pomenovanie je zobrazované po spustení aplikácie, v lište s tlačidlami na spustenie Domovskej obrazovky a na prechod na Domovskú stránku. Čítač oznamuje tento prvok oznamom „Prechod na Váš e-mail“.
Aplikácia sa otvára v novom okne alebo na novej záložke v závislosti od nastavenia internetového prehliadača. Spustíme ju potvrdením odkazu „Pošta“ (čítač ho oznamuje „Prechod na Váš e-mail“) z Domovskej obrazovky alebo Domovskej stránky.
Po spustení sa v aplikácii pohybujeme stláčaním tabulátora pre prechod po jednotlivých aktívnych prvkoch (odkazy, tlačidlá, editačné polia), šípkami nahor a nadol pre pohyb medzi jednotlivými položkami (zoznam správ, položky v rozbaľovacích zoznamoch). Pre rýchlejšiu navigáciu je možné použiť kombináciu kláves Ctrl+F6. Stláčaním tejto kombinácie kláves sa presúvame kurzorom medzi lištou s rýchlymi odkazmi, vyhľadávaním, navigačnou tablou, panelom nástrojov a zoznamom správ. Ak máme otvorené okno novej správy alebo iné dialógové okno, to sa zaradí do zoznamu prechádzaných pozícií pri stláčaní Ctrl+F6.
Zoznam správ
V úvode zobrazovaného okna s aplikáciou Pošta sa nachádza odkaz „Prechod na zoznam správ“. Aktivovaním tohto odkazu sa kurzor premiestni na zoznam doručených správ v priečinku „Doručená pošta“. Medzi jednotlivými správami sa pohybujeme stláčaním šípok nadol a nahor.
Vyhľadávanie
Vo vrchnej časti aplikácie je umiestnené vyhľadávacie pole. Po napísaní hľadaného reťazca je možné špecifikovať na aký druh údajov sa má vyhľadávanie zamerať. Nasmerovanie vyhľadávania vieme realizovať šípkami pre pohyb kurzora smerom nadol a nahor. Aplikácia ponúka:
- Vyhľadávanie textu bez obmedzenia.
- Vyhľadávanie v e-mailoch od danej osoby. Ponuka je dostupná ak zadaný reťazec zodpovedá niektorému údaju o evidovaných kontaktoch.
- Vyhľadávanie v centre Ľudia.
Pre spustenie vyhľadávania potvrdíme zadanie hľadaného reťazca stlačením Enter. Výsledok je nám oznámený a čítač oznámi aj počet nájdených výsledkov.
Medzi nájdenými správami sa pohybujeme šípkami nahor a nadol.
Pre zrušenie vyhľadávania stlačíme kláves ESC. Aplikácia sa vráti naspäť na základnú obrazovku.
Navigačná tabla
Navigačnou tablou sa označuje časť aplikácie, ktorá obsahuje zoznam priečinkov a skupín. Čítač ju oznamuje ako „Moderná navigačná tabla“. Na navigačnú tablu prejdeme z vyhľadávacieho poľa stláčaním tabulátora alebo stláčaním Ctrl+F6. Po jednotlivých položkách sa pohybujeme tabulátorom. Pre aktiváciu položky stlačíme kláves Enter.
Navigačná tabla obsahuje štandardné priečinky pre poštu. Nachádzajú sa tu priečinok pre doručenú poštu, odoslanú poštu a rozpísanú poštu (koncepty). Ako posledná sa tu nachádza položka s označením „Viac“. Po jej aktivácii sa v zozname priečinkov zobrazia aj ďalšie, bežne nezobrazované priečinky. Zobrazenie Navigačnej tably sa prepne z moderného do klasického vzhľadu.
Môžeme si vytvoriť aj vlastný priečinok, do ktorého si môžeme premiestniť správy napríklad z priečinka Doručená pošta. Ak sa v priečinku nachádza neprečítaná správa, tak pri prechode na priečinok je čítačom oznámený ich počet. Pri prechádzaní tabulátorom po jednotlivých priečinkoch si môžeme všimnúť, že pred priečinkom Doručená pošta sa nachádza položka oznamovaná ako „odsek“. Jedná sa o stromovú štruktúru priečinkov, v tomto prípade koreň stromu so všetkými priečinkami.
Pre jednotlivé priečinky ako aj pre koreň stromu je k dispozícii kontextová ponuka s funkciami špecifickými pre dané položky. Pre koreň stromu a položku „Viac“ je dostupná jediná funkcia a to „Pridať verejný priečinok“. Aby mohla byť táto úloha úspešne dokončená, musí byť v Office 365 povolené nasadenie verejných priečinkov. Takéto povolenie môže prideliť používateľ s administrátorskymi právami.
Pre priečinky, určené na poštové správy je v kontextovej ponuke nasledujúci zoznam funkcií:
- Prejsť v zozname nižšie – presunie priečinok o jednu pozíciu v zobrazovanom zozname nadol.
- Premiestniť v zozname vyššie – premiestni priečinok v zobrazovanom zozname o jednu pozíciu nahor.
- Odstrániť z obľúbených – priečinok sa nebude zobrazovať na modernej navigačnej table. Nájdeme ho v zozname priečinkov po aktivácii položky „Viac“.
- Pridať medzi obľúbené – funkcia je dostupná v móde aktivovanej položky „Viac“. Priečinok sa bude zobrazovať na modernej navigačnej table.
- Vyprázdniť priečinok – odstráni správy z priečinka. Správy sa premiestnia do priečinka Odstránená pošta. Odstránenie je dokončené až po kladnej odpovedi na položenú otázku.
- Obnoviť odstránené správy – funkcia je dostupná pri priečinku „Odstránená pošta“. Vráti odstránené správy na pôvodné miesto.
- Označiť všetko ako prečítané – označí všetky správy v priečinku ako prečítané.
- Povolenia – nastavenie parametrov pre priečinok, napríklad vytváranie podpriečinkov, viditeľnosť priečinka a iné.
- Vytvoriť a odstrániť podpriečinok – funkcie sú dostupné iba v móde „Viac“. Môžeme odstrániť iba priečinky, ktoré sme vytvorili.
- Pridať zdieľaný priečinok – pridanie priečinka, ktorý zdieľame s inými ľuďmi. Zdieľať priečinok je možné s ľuďmi s účtom Microsoft. Po pridaní priečinka sa tento zobrazí v zozname priečinkov.
- Odstrániť zdieľaný priečinok – funkcia je dostupná iba na zdieľanom priečinku.
Aktiváciou položky „Viac“ sa zobrazí úplný zoznam priečinkov. V tomto režime sa tiež zobrazí aj náš emailový účet respektíve názov Microsoft účtu. Na položke s názvom emailového účtu je k dispozícii z kontextovej ponuky funkcia „Pridať zdieľaný priečinok“.
Pre zrušenie módu „Viac“ aktivujeme tlačidlo „Späť na modernú navigačnú tablu pošty“. Nachádza sa pred zoznamom priečinkov za vyhľadávaním.
Prechádzaním aktívnych prvkov aplikácie sa dostaneme na rozbaľovací zoznam „Skupiny“. Aplikácia umožňuje cez kontextovú ponuku pripojiť sa k existujúcej skupine ľudí alebo vytvoriť novú skupinu. V rámci tejto skupiny si môžeme posielať správy určené pre celú skupinu alebo pre jednotlivých členov.
Po aktivácii položky „Zistiť“ z kontextovej ponuky aplikácia zobrazí dialógové okno na výber a následné pripojenie sa k existujúcej skupine ľudí. Z dialógového okna sa vrátime späť do aplikácie Pošta stlačením klávesu „Esc“. Návrat je možný aj bez vykonania akejkoľvek akcie.
Panel nástrojov
Panel nástrojov je zoskupenie funkcií určených pre prácu s poštovými správami. Na panel sa dostaneme prechádzaním aktívnych prvkov alebo klávesovou skratkou Ctrl+F6. Prechod na panel oznámi čítač názvom prvej položky „Nové tlačidlo“. Po jednotlivých funkciách sa pohybujeme šípkami doprava a doľava. Položku aktivujeme stlačením klávesu Enter.
Pre prácu so správami sú k dispozícii nasledujúce funkcie:
- Nové – napísanie novej správy.
- Viac – rozbaľovacie tlačidlo, ktoré obsahuje Napísanie novej správy, Naplánovanie novej udalosti v kalendári, Vytvorenie novej skupiny.
- Odstrániť – odstránenie správy. Správu odstránime aj stlačením klávesu Delete (Del).
- Archivovať – presun správy do archívu.
- Nevyžiadaná pošta – označí správu ako nevyžiadanú, odosielateľa ako nebezpečného a odstráni správu.
- Viac (pre nevyžiadanú poštu) – nahlási odosielateľa nevyžiadanej pošty, ktorý žiada o poskytnutie súkromných informácii.
- Usporiadať – usporiada zoznam správ.
- Premiestniť do – premiestnenie správ do priečinka, ktorý sa nachádza v zozname zobrazenom po aktivácii tlačidla. V zozname sa pohybujeme šípkami nadol a nahor.
- Kategórie – označenie správy farebnou kategóriou. Farbu pre správu zvolíme zo zobrazeného zoznamu po aktivácii tlačidla. V zozname kategórii sa nachádzajú aj položky pre pridanie novej a spravovanie kategórii.
- Viac – po rozbalení sú dostupné ďalšie funkcie pre prácu so správami:
- Označiť ako neprečítané
- Označiť ako prečítané
- Pripnúť konverzáciu na vrch
- Zrušiť pripnutie konverzácie
- Označiť príznakom na spracovanie
- Zrušenie príznaku
- Označiť ako dokončené
- Ignorovať konverzáciu
- Vytvoriť pravidlo automatického spracovania správ, napríklad filter nevyžiadaných správ a podobne
- Tlačiť
Zoznam správ
Všetky správy nachádzajúce sa v príslušnom priečinku sa zobrazujú v „“Zozname správ“. Čítač oznamuje toto miesto ako „Conversation zoznam“. Na zoznam správ sa premiestnime stláčaním tabulátora alebo Ctrl+F6.
Pred zoznamom správ je umiestnený „Rýchly filter“, pomocou ktorého vieme jednoducho obmedziť zobrazovaný zoznam. Filter rozbalíme stlačením klávesu Enter a medzi položkami sa pohybujeme šípkami nadol a nahor. Môžeme si zvoliť aj zobrazovanie viacerých kategórii naraz. Pri jednotlivých položkách sa nachádza označovacie pole, ktoré označíme medzerníkom. Rýchly filter sa uplatní po stlačení klávesu Enter. Pre zrušenie je potrebné znova aktivovať zoznam s kategóriami a označiť položku „Všetko“.
V zozname správ sa pohybujeme šípkami nadol a nahor. Pri prechode na nasledujúcu položku čítač oznámi celé vlákno správy. Teda oznámi nám pôvodnú správu aj odpoveď na ňu.
Pre správy sú z kontextovej ponuky prístupné funkcie, prostredníctvom ktorých môžeme na správu odpovedať a taktiež administrovať správu v rámci našej agendy.
Aplikácia Pošta ponúka nasledujúci zoznam funkcií:
- Odpovedať – odpovedať odosielateľovi.
- Odpovedať všetkým – odpovedať ak sme medzi viacerými príjemcami správy a chceme našu odpoveď zaslať všetkým.
- Preposlať – preposlanie správy ďalším kontaktom.
- Ďalej sa tu nachádzajú funkcie, ktoré sme už popísali pri popise „Panela nástrojov“.
Čítanie správ
Jednou zo základných funkcií, ktoré od aplikácie na prácu s elektronickou poštou očakávame, je čítanie prijatých správ.
Prijaté správy sa nachádzajú v priečinku Doručená pošta. K tomuto zoznamu sa vieme dostať aj aktivovaním odkazu „Prechod na zoznam správ“, ktorý je umiestnený v samom úvode okna aplikácie Pošta.
V zozname sa pohybujeme stláčaním šípok nahor a nadol. Čítač pri presune na správu oznámi odosielateľa, dátum a čas prijatia, predmet a krátky úryvok z obsahu správy. Ak existujú na správu odpovede, tak prečíta aj informácie z týchto odpovedí. Ide o o funkcionalitu takzvaných vlákien.
Ak sa chceme detailnejšie zaoberať správou, nájdeme ju v zozname správ a stláčaním tabulátora, prejdeme na „Tablu čítania“. Na tomto mieste je zobrazená celá správa. Máme možnosť detailného čítania obsahu a prítomné sú aj funkcie na spracovanie správy. Funkcie sú umiestnené formou tlačidiel v hornej časti tably čítania.
Ak sme s prácou na správe skončili, na ďalšiu sa presunieme tak, že premiestnime kurzor do zoznamu správ a presunieme sa na ďalšiu doručenú správu.
Napísanie novej správy
Pre vytvorenie a odoslanie novej správy použijeme funkciu „Nové“ z Panela nástrojov. Zobrazí sa dialógové okno určené pre napísanie novej správy. Dialógové okno môžeme vyvolať aj stlačení písmena „n“. Medzi jednotlivými položkami dialógového okna sa pohybujeme stláčaním tabulátora.
Po aktivácii dialógového okna sa nachádzame v poli pre zadanie e-mailovej adresy osoby, ktorej je táto správa určená. Môžeme vpísať e-mailovú adresu. Adresu potvrdíme stlačením klávesu Enter. Čítač oznámi pridanie adresy medzi príjemcov správy. Ak sme sa pomýlili a chceme adresu vymazať, tak sa vrátime späť (stlačíme Shift+tabulátor) a potvrdíme tlačidlo „Odstrániť príjemcu“. Odstránenie oznámi čítač obrazovky. Po potvrdení adresy príjemcu sa zobrazí ďalšie pole pre zadanie emailovej adresy ďalšieho príjemcu. Toto pole už nemusíme vypĺňať, ak nechceme pridať ďalšieho príjemcu.
Za poľom pre adresu príjemcu nasleduje pole pre ďalšiu adresu, na ktorú chceme poslať správu v kópii. Toto pole nie je nutné vyplniť.
Nasleduje pole pre predmet správy a za ním pole pre telo správy. V poli pre samotnú správu môžeme využiť štandardné funkcie pre prácu s textom, ktoré ponúka systém Windows v editačných poliach.
Za poľom pre napísanie správy sa nachádzajú nasledovné tlačidlá:
- Odoslať – odoslanie správy. Správa sa dá odoslať aj klávesovou skratkou Ctrl+Enter.
- Zahodiť – zahodenie rozpísanej správy. Môžeme použiť aj kláves Esc.
- Vložiť – priloženie prílohy k správe. Môžeme si vybrať či chceme priložiť súbor z online úložiska alebo z počítača. Následne vyberieme konkrétny súbor. Na záver zvolíme, akou formou chceme súbor priložiť. Výber je medzi uložením súboru do Onedrive a sprístupnením prístupu adresátom alebo odoslaním kópie súboru každému adresátovi. Po vložení prílohy sa táto zobrazí za políčkom „Predmet“. Hneď vedľa nej sa nachádza aj tlačidlo na jej odstránenie.
- Vložiť obrázky do textu – výber obrázka z počítača a jeho vloženie do textu správy.
- Vložiť emoji – vloženie emoji obrázka do textu správy. Žiaľ prostredníctvom klávesnice sa nám podarilo vložiť iba jeden typ. Ďalšie sú nedostupné. Po vložení emoji obrázku sa tento číta čítačom ako grafika. Privítali by sme alternatívne popisy k obrázkom.
- Možnosti formátovania – začiarkávacie políčko, ktorým zapneme zobrazovanie panela s funkciami pre formátovanie písma a vzhľadu. Panel sa zobrazí za poľom pre napísanie správy a pohybujeme sa v ňom stláčaním tabulátora.
- Zobraziť doplnky na rozbalenej table na čítanie – začiarkávacie políčko, ktorým sa zapne zobrazovanie tably s doplnkami. Na tablu sa dostaneme stláčaním tabulátora. Rovnakým spôsobom sa vieme pohybovať aj medzi položkami zobrazenými na table.
- Ďalšie akcie – označovacie pole, ktorým sa zobrazia ďalšie funkcie pre úpravu textu a vkladanie objektov dokumentu ako ich poznáme z Microsoft Office.
Pohyb po jednotlivých tablách s funkciami pre formátovanie textu je dosť ťažkopádny. Dostupná je iba možnosť prechádzať jednotlivé prvky tabulátorom. Nie je možnosť rýchleho presunu medzi jednotlivými panelmi.
Odpovedanie na správu
Jednou zo základných funkcií aplikácie je možnosť odpovede na doručenú správu. Funkcia je dostupná z kontextovej ponuky v zozname správ. Vyvoláme ju pre správu na ktorej sa aktuálne nachádza kurzor. Odpovedať na správu môžeme aj z panela pre čítanie správy. Funkcie sú umiestnené v hornej časti panela vo forme tlačidiel.
Po aktivácii funkcie sa zobrazí dialógové okno vzhľadovo aj funkčne rovnaké ako dialógové okno pre napísanie novej správy s tým rozdielom, že jednotlivé polia správy sú už predvyplnené. Nachádzame sa v poli pre zadanie textu správy a môžeme napísať našu odpoveď.
Rovnakým spôsobom vyvoláme funkciu pre napísanie odpovede všetkým adresátom správy, ktorá bola doručená aj nám a na ktorú chceme odpovedať. Zvolíme položku „Odpovedať všetkým“ z kontextovej ponuky.
Administrácia správ
Aplikácia ponúka celý rad funkcií určených na uľahčenie práce so správami. Mohli by sme ich rozdeliť do skupín orientovaných na prácu s aktívnymi správami, archivovanie správ a automatickú obsluhu správ.
Pre prácu s aktívnymi správami sú k dispozícii funkcie na kategorizáciu správ, označovanie rôznymi príznakmi a rušenie týchto označení. Pre archiváciu je možné správy kopírovať alebo presúvať do rôznych priečinkov. Môžeme si vytvoriť aj vlastné priečinky. A nakoniec automatické spracovanie, ktoré sa riadi definovaním vlastných pravidiel pre obsluhu doručenej pošty. Môžeme definovať pravidlá, podľa ktorých sa na konkrétne správy uplatnia definované činnosti. Ako automatickú reakciu môžeme definovať presunutie správy do konkrétneho priečinka, odpovedanie na správu, zmazanie a ďalšie.
Ukončenie práce
Prácu v aplikácii ukončíme zatvorením prehliadača alebo karty na ktorej je aplikácia Pošta spustená.
Okomentujte ako prví